Dokumente und Belege
Verträge, Protokolle und Rechnungen liegen verschlüsselt auf Ihrem Rechner, zugeordnet zu Objekt, Einheit und Vertrag. Belege kommen per Upload, Foto oder E-Mail und werden mit der Zahlung verknüpft.
Verschlüsselte Ablage mit Versionen
Jedes Dokument wird mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert und kann mehrere Versionen haben. Kategorien und Zuordnungen machen es auffindbar; die Herkunft (Upload, E-Mail, Schreiben) bleibt sichtbar.
- Dateityp wird am Inhalt geprüft, nicht an der Endung.
- Uploads bis 25 MB je Datei.
Belegeingang mit Texterkennung
Rechnungen fotografieren, hochladen oder an ein eigenes Postfach senden. XPARCEL liest sie aus und schlägt Lieferant, Beträge, IBAN und den Anteil nach § 35a vor.
- XRechnung und ZUGFeRD werden strukturiert übernommen, ohne Texterkennung.
- Scans und Fotos liest die eingebaute Texterkennung (Deutsch und Englisch).
- E-Mail-Abruf per IMAP alle 10 Minuten; einzelne E-Mails auch als .eml-Datei.
- Passende Zahlungen werden automatisch zugeordnet.
Schutz vor Rechnungsbetrug
Gefälschte Rechnungen mit geänderter Bankverbindung sind eine häufige Masche. XPARCEL warnt rot, wenn die IBAN einer Rechnung von den hinterlegten Konten des Lieferanten abweicht, und ordnet Absender nur zu, wenn Ihr Mailserver DMARC oder DKIM bestätigt.
DATEV-Export mit Belegen
Für die Steuerberatung erzeugt XPARCEL einen DATEV-Buchungsstapel (EXTF) oder ein ZIP mit Belegen und Belegindex. Eine Prüfung zeigt vorher fehlende Kontenzuordnungen.
- Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, Berater- und Mandantennummer.
- Jede Kategorie wird einmal einem Sachkonto zugeordnet.
Stimmen Sie die Kontenvorschläge vor der ersten Übergabe mit Ihrer Steuerberatung ab.
Testen Sie XPARCEL in der Beta
Laden Sie XPARCEL herunter und arbeiten Sie 7 Tage mit vollem Funktionsumfang. Wer länger testen und uns Rückmeldung geben möchte, erhält im Beta-Programm eine kostenlose Lizenz für 90 Tage.