Mieterkommunikation per WhatsApp, E-Mail und Brief
Je Mieter und Pächter ein Verlauf mit allen Nachrichten, Schreiben, Notizen und Telefonaten. Antworten gehen direkt aus XPARCEL hinaus, eingehende Nachrichten landen beim richtigen Kontakt.
WhatsApp für Vermieter
XPARCEL koppelt sich wie WhatsApp Web als verknüpftes Gerät mit einem WhatsApp-Konto. Danach schreiben Sie Mietern aus dem Programm, Fotos und Antworten erscheinen beim Kontakt.
- Kopplung unter Einstellungen → WhatsApp per QR-Code oder mit Telefonnummer und Kopplungscode.
- Eingehende Nachrichten werden über die Telefonnummer dem richtigen Kontakt zugeordnet.
- Die Kopplungsdaten liegen nur auf Ihrem Rechner; trennen lässt sich die Verbindung jederzeit.
Die Anbindung nutzt das Protokoll von WhatsApp Web und ist kein offizieller Zugang. Bei Massenversand kann WhatsApp Konten sperren. XPARCEL sendet nur einzelne Nachrichten an Kontakte mit dokumentierter Einwilligung. Verwenden Sie am besten eine eigene Nummer, zum Beispiel WhatsApp Business auf einem Zweitgerät.
E-Mail über Ihr eigenes Postfach
Für den Versand trägt XPARCEL Ihr Postfach als SMTP-Server ein, für den Empfang optional ein IMAP-Postfach. Passwörter werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.
- Versand über Port 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL), bei Zwei-Faktor-Anmeldung mit App-Passwort.
- E-Mails bekannter Mieter landen im Verlauf, Rechnungen im Belegeingang. Abruf alle 10 Minuten.
- Absender gelten nur dann als bestätigt, wenn Ihr Mailserver DMARC oder DKIM bestätigt; sonst steht „nicht verifiziert“ daneben.
Schreiben, Bescheinigungen und Mahnungen
Vorlagen erzeugen Schreiben im eigenen Briefkopf nach DIN 5008, mit Logo und Absender. Versand per E-Mail oder als PDF zum Drucken.
- Mahnwesen von der Zahlungserinnerung bis zur dritten Mahnung, mit Verzugszinsen nach § 288 BGB und Zahlungsaufschub.
- Mieterhöhungsschreiben und Nebenkostenabrechnung gehen auf demselben Weg hinaus.
- Platzhalter für Vertrags-, Objekt- und Mieterdaten, eigene Vorlagen möglich.
Notizen und Telefonate im Verlauf
Was am Telefon oder vor Ort besprochen wurde, halten Sie als Notiz fest. So steht die ganze Geschichte eines Mietverhältnisses an einer Stelle, auch für die zweite Person im Haushalt mit Lesezugriff.
Fragen zu Mieterkommunikation
Braucht XPARCEL dafür ein Smartphone?
Nur einmal zum Koppeln. Danach sendet und empfängt XPARCEL selbst; das Telefon sollte gelegentlich online sein, damit die Kopplung bestehen bleibt.
Werden Nachrichten über einen Server von xVentures geleitet?
Nein. Die WhatsApp-Verbindung läuft direkt von Ihrem Rechner zu WhatsApp, E-Mails direkt zu Ihrem Mailserver.
Testen Sie XPARCEL in der Beta
Laden Sie XPARCEL herunter und arbeiten Sie 7 Tage mit vollem Funktionsumfang. Wer länger testen und uns Rückmeldung geben möchte, erhält im Beta-Programm eine kostenlose Lizenz für 90 Tage.