Dokumente und Belege
Dokumente verschlüsselt ablegen und zuordnen, Belege per Upload, Foto oder E-Mail erfassen, Texterkennung, XRechnung und ZUGFeRD, Zahlung verknüpfen.
Dokumente
Unter Dokumente liegen Verträge, Protokolle, Rechnungen, Bescheinigungen und Fotos. Jedes Dokument wird mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert.
- Hochladen: Neu → Dokument hochladen oder per Ziehen und Ablegen. Bis 25 MB je Datei.
- Zuordnen: zu Objekt, Einheit, Vertrag oder Kontakt, mit Kategorie und optionalem Belegdatum. So erscheint das Dokument auch an diesen Stellen.
- Versionen: Eine neue Fassung ersetzt die alte nicht; frühere Versionen bleiben abrufbar.
- Suchen: in Titel, Dateiname und Volltext.
Schreiben, Mahnungen und Abrechnungen, die XPARCEL erzeugt, landen automatisch in der Ablage.
Belege erfassen
Unter Belege kommen Rechnungen auf drei Wegen an:
- Hochladen als PDF oder Foto.
- Per E-Mail an ein eigenes Postfach, siehe E-Mail einrichten.
- Aus einer E-Mail-Datei (
.eml).
XPARCEL liest jeden Beleg aus:
- XRechnung und ZUGFeRD werden strukturiert übernommen, ohne Texterkennung.
- PDFs mit Text werden direkt gelesen.
- Fotos und Scans liest die eingebaute Texterkennung (Deutsch und Englisch).
Vorgeschlagen werden Lieferant, Rechnungsdatum, Beträge, IBAN und der Arbeitskostenanteil nach § 35a. Prüfen Sie die Vorschläge und speichern Sie den Beleg. Passt eine bereits importierte Zahlung, verknüpft XPARCEL sie; sonst bleibt der Beleg offen, bis die Zahlung im Kontoauszug auftaucht.
Erkennt die Texterkennung nichts, nehmen Sie das Foto heller und schärfer auf. Weicht die IBAN von den hinterlegten Konten des Lieferanten ab, erscheint eine rote Warnung.
Schreiben im eigenen Briefkopf
Unter Einstellungen → Briefkopf & Design hinterlegen Sie Absender, Logo, Telefon, E-Mail und Bankverbindung. Vorlagen für Schreiben und Bescheinigungen pflegen Sie unter Einstellungen → Vorlagen; Platzhalter setzen Daten aus Vertrag, Objekt und Kontakt ein. Das Layout folgt DIN 5008.