E-Mail einrichten
E-Mail-Versand per SMTP und Abruf per IMAP in XPARCEL einrichten, App-Passwörter, Belegeingang und Absenderprüfung.
XPARCEL versendet E-Mails über Ihr eigenes Postfach. Optional ruft es ein zweites Postfach ab, um Rechnungen und Mieter-E-Mails zu übernehmen.
Versand (SMTP)
Einstellungen → E-Mail → Postausgang (SMTP):
| Feld | Typischer Wert |
|---|---|
| Server | Postausgangsserver Ihres Anbieters, zum Beispiel smtp.example.com |
| Port und Verschlüsselung | 587 mit STARTTLS oder 465 mit SSL |
| Benutzername | meist die vollständige E-Mail-Adresse |
| Passwort | bei Zwei-Faktor-Anmeldung ein App-Passwort, etwa bei Gmail und Microsoft 365 |
| Absender-Name und -Adresse | so erscheinen Ihre E-Mails beim Mieter |
| Antwort an | optional eine andere Adresse für Antworten |
Speichern & Test senden prüft die Verbindung mit einer Testnachricht. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.
Abruf (IMAP) und Belegeingang
Einstellungen → Belegeingang → Postfach (IMAP):
- Legen Sie ein eigenes Postfach an, zum Beispiel
belege@…, und lassen Sie Rechnungen von Dienstleistern dorthin senden oder weiterleiten. - IMAP-Server, Port 993 (SSL), Benutzername und App-Passwort eintragen; Ordner
INBOX, optional „Danach verschieben nach“. - Unter „Was soll übernommen werden?“ wählen Sie, ob nur Belege übernommen werden oder zusätzlich E-Mails bekannter Mieter in die Kommunikation.
- Verbindung testen, dann den E-Mail-Abruf aktivieren.
XPARCEL ruft alle 10 Minuten ab. Das Protokoll zeigt je E-Mail, was übernommen wurde. Einzelne E-Mails lassen sich auch als .eml-Datei importieren.
Absenderprüfung
Einen Lieferanten ordnet XPARCEL nur dann automatisch anhand der Absenderadresse zu, wenn Ihr Mailserver die Echtheit per DMARC oder DKIM bestätigt. Das übernehmen die großen Anbieter (Gmail, GMX, WEB.DE, IONOS, Outlook, mailbox.org, Posteo und andere) automatisch. Unbestätigte Absender sind als „nicht verifiziert“ gekennzeichnet.
Weicht die IBAN auf einer Rechnung von den beim Lieferanten hinterlegten Konten ab, zeigt XPARCEL eine rote Warnung. Fragen Sie dann telefonisch nach, unter einer bekannten Nummer, nicht unter der aus der E-Mail.